Hverdagen med den nye lov om persondata, GDPR, venter lige om hjørnet, og det betyder, at landets kommuner har travlt med at få medarbejderne sat ind i, hvordan de skal forvalte dine og mine data. GeoFyn forsøger derfor at lave en fælleskommunal brugervejledning.
Af Astrid Krarup Andersen, Svendborg Kommune, medlem af Geoforums bestyrelse
”Må vi udstille alle ejere på et offentligt webkort? Hvordan skal vi arbejde med og levere hørringslister? Må vi lave en totalanalyse af CPR-numre fra alle kommunens fagsystemer?” Det var nogle af de mange spørgsmål, der blev arbejdet med i Odense den 9. januar 2018 på en workshopdag. Målet med dagen var at blive klædt endnu bedre på til arbejdet med data i forhold til det nye General Data Protection Regulativ, GDPR, der afløser den eksisterende Persondatalov til maj i år.
Data som central ressource
I kommunerne figurerer der for tiden en masse ord og vendinger som ”samtykke”, ”formålsbegrænset”, ”fællesfortegnelser”, ”databehandleraftaler”, ”dine og mine data”. Kommunerne er begyndt at bruge data som en væsentlig ressource i den kommunale opgaveløsning, og geodata-medarbejdernes kompetencer bliver brugt mere og mere centralt i arbejdet med data på mange fronter. Som Sik Cambon Jensen fra KMD skrev i lederen i november-udgaven af GEOFORUM: ”Det hele drejer sig om orden, styring, kontrol og penge – den, som har data, har magt”.
Det er essentielt, at behandlingen af og arbejdet med data i kommunerne foregår forsvarligt og etisk korrekt, så der ikke opstår et misbrug og misforhold mellem borgernes og kommunens relationer.
De gode kræfter skal samles
Derfor afholdt GeoFyn dette arrangement, hvor den daglige håndtering af data fra en kommunal vinkel var i centrum. 32 kommunale medarbejdere fra alle de fynske kommuner samt Ærø og Langeland deltog. Ud over GIS- og geodata-faglige medarbejdere var også jurister, databeskyttelsesrepræsentanter, såkaldte DBR´er, økonomer og analysemedarbejdere med. Morten Hougaard, der til dagligt arbejder i Odense Kommune og Sik Cambon Jensen, der begge er uddannede DBR‘ er, var indbudt til at kvalificere svarene på de mange spørgsmål.
Formålet med dagen var et slutprodukt, som beskriver, hvordan de ti fynske kommuner i enighed forholder sig til en ny hverdag efter maj 2018, når de i forskellige situationer arbejder med persondata. Hermed var målet, at der blevet tget aktiv stilling til den nye forordning.
Hvor er geografien?
Disse cases blev behandlet ved fem forskellige borde, hvor en god blanding af fagligheder bidrog med viden og engagement. Emnerne skabte en god debat, der efterfølgende blev taget op i plenum med bidrag fra alle kommunerne samt de to indbudte DBR´er. Der blev i løbet af de timer, workshoppen varede, skabt klarhed og enighed om, hvordan vi i arbejdet med data skal agere bedst og mest fornuftigt.
Den ene af DBR´erne, Sik Cambon Jensen, var positiv over det store engagement, som vidner om vigtigheden af loven for det daglige arbejde i kommunerne. Dog undrede det ham, at deltagerne ikke tog mere fat i geografien:
”Udfordringen ved dette er, at geodelen ikke datamæssigt ses som en del af den faglige sagsbehandling og derfor ikke fylder ret meget i forhold til GDPR. Det er en stor fejl, som vi (geonørder) er nødt til at påtale. I yderste konsekvens er data på et kort potentielt set at betragte som samkøring af registerdata. Og sidstnævnte er ikke uvæsentligt i forbindelse med at overholde GDPR.”
Et stærkt fælleskommunalt værktøj
Konklusionerne fra dagen vil nu blive gennemarbejdet og herefter sendt ud til kommunerne til yderlige kommentering. Tanken er, at det endelige resultat skal fungere som en brugervejledning, altså et arbejdsredskab, for de fynske kommuner samt Ærø og Langeland.
”Dagen havde den helt rette blanding af teoretiske overvejelser, samt helt lavpraktiske hverdagsspørgsmål. Vi fik sammen rykket os i en god retning, fik mere indsigt og skabt mulighed for, at vi kan komme helt i mål med de spørgsmål, vi jo alle har og vil have de kommende måneder. Dagen viste virkelig værdien af at løse sådanne udfordringer sammen”, lyder det opsummerende fra en af deltagerne, Mikkel Næsvang, der er analysekonsulent i Svendborg Kommune.
De involverede kommuner ser gerne, at der herefter kan etableres en fremtidig indsats i forhold til at få de andre danske kommuner til at bidrage til og i sidste ende tilslutte sig en sådan brugervejledning. Hvis dette arbejde kan bakkes op af endnu flere danske kommuner, vil det nemlig repræsentere et stærk, fælles værktøj til, at kommunerne kan behandle arbejdet med dine og mine data ansvarsfuldt.