Dato: 3. februar 2013
Formål
Geoforum afholder Kortdage hvert efterår i oktober-november måned. I 2014 afholdes Kortdage i Aalborg den 19. – 21. november. Geoforum har valgt at organisere dette arbejde i Kortdagsudvalget.
Kortdagsudvalgets formål er:
- at sammensætte et program for Kortdage
- at sikre det faglige niveau gennem bidrag fra indsendte abstracts, hovedtalere samt fokuserede særsessioner
- at muliggøre en udstilling for Geoforums medlemsvirksomheder
- at arrangere de fysiske rammer for afholdelse af konferencen
- at understøtte netværket mellem GI-branchens aktører
- at sikre bred deltagelse fra GI-branchen
- at forsøge at udvide kredsen af deltagere til andre brancher
- at sørge for, at Kortdage afspejler Geoforums virke samt aktuelle tendenser indenfor GI-branchen
Kortdagsudvalgets aktiviteter skal understøtte Geoforums virke i henhold til Strategi 2018.
Organisering
Bestyrelsen udpeger en formand for udvalget.
Udvalgets medlemmer bør tilstræbes sammensat bredt repræsenterende indenfor GI-branchen. Der søges repræsentation fra såvel private virksomheder, offentlige myndigheder og universiteter. Udvalget har ansvaret for at sikre en passende sammensætning. Udvalgets sammensætning skal godkendes af bestyrelsen ved oprettelsen. Efterfølgende er udvalget selvsupplerende.
Geoforums medarbejdere i sekretariatet er medlemmer af udvalget.
Roller i udvalget
Udvalgsformanden har ansvaret for fremdriften i udvalgets arbejde, udpeger referent, indkalder til møder og er ordstyrer ved møderne. Udvalgsformanden forventes at deltage i bestyrelsesmøder efter behov.
Udvalgsmedlemmerne påtager sig hver især en aktiv rolle i forbindelse med organiseringen af Kortdage og opfyldelse af udvalgets formål.
Som medlem af Kortdagsudvalget repræsenterer man Kortdage og Geoforum uanset virksomhedstilhørsforhold.
Aktivitetsområder
- Udvalget har til opgave at afholde Geoforums årlige GIS- og geodatakonference, Kortdage
- Udvalget arrangerer afholdelsen af konferencen på den lokalitet, som bestyrelsen har udpeget
- Udvalget sammensætter programmet for Kortdage
- Programmet baseres på:
- indsendte abstracts
- de af udvalget udpegede hovedtalere
- de af udvalget valgte særsessioner
- de af udvalget ønskede sociale aktiviteter
- Udvalget arrangerer en udstilling for Geoforums medlemsvirksomheder og fastsætter vilkår for udstillere og sponsorer
- Udvalget disponerer over Kortdages økonomi indenfor rammerne af den deltagerpris, som bestyrelsen har fastlagt. Det forventes, at Kortdage giver et økonomisk overskud, der bidrager til sekretariatets drift
- Udvalget udarbejder referat fra møderne, som på forlangende fremlægges for Geoforums bestyrelse
- Udvalget orienterer løbende Geoforums bestyrelse om arbejdet. Udvalgets kontakt til bestyrelsen varetages af såvel udvalgsformanden som sekretariatschefen
Form på udvalgsarbejdet
Der sigtes mod at afholde 6-8 møder i udvalget med evt. supplement i forbindelse med ad hoc-aktiviteter. Udvalget udarbejder og følger en køreplan for planlægningsarbejdet samt for afholdelsen af konferencen. Til udvalget kan tilknyttes specialkonsulenter til varetagelse af konkrete og specificerede arbejdsopgaver.
Bestyrelsen har to kontakttidspunkter i perioden, hvor bestyrelsen bliver orienteret, indholdet bliver diskuteret, og bestyrelsen godkender status. Det første tidspunkt er, når idé-fasen er på plads. Det andet tidspunkt er, når programmet er klart.
Resultat og effekt
Der stiles mod følgende resultat af udvalgets arbejde på kortere sigt:
- Planlægning og afholdelse af Geoforums årlige GIS- og geodatakonference, Kortdage, den 19. – 21. november 2014 i Aalborg
- Udvalgets aktiviteter skal bidrage positivt til Geoforums generelle virke
Med udvalgets arbejde forventes følgende effekt på længere sigt:
- Der skabes opmærksomhed omkring GI-området i offentligheden samt branding af Geoforum
- Det faglige niveau indenfor fagområdet i Danmark er blevet hævet
- Kortdage er fortsat mødestedet for GI-branchen i Danmark
Tidsplan
Kortdagsudvalgets opgaver varetages efter følgende overordnede tidsplan:
Januar -februar: Præsentation af udvalget, opgaver og køreplan for udvalgets arbejde, samt indsamling af ideer og emner til Kortdage 2013. Geoforums øvrige udvalg opfordres til at komme med ideer til særsessioner.
Marts: Hvilke ideer skal der arbejdes videre med, overordnet ramme/tema og udarbejdelse af indkaldelse til abstracts. Udsendelse af det første materiale omkring Kortdage, dvs. indkaldelse af abstracts, invitation til udstillere.
Marts: Første bestyrelsesbehandling: Kortdagsudvalgets formand præsenterer bestyrelsen for Kortdagsudvalgets idéer og væsentlige nyskabelser i forhold til årets Kortdage. Bestyrelsen drøfter planerne med formanden og godkender planerne med eventuelle ændringer.
April: Abstract indsendes, samlet status for ideer og særsessioner, hvad bliver til noget og hvad bliver ikke til noget.
Maj: Abstracts og særsessioner udvælges/fravælges og det endelige program udarbejdes af Kortdagsudvalget. Udvalget foretager en afvejning mellem abstracts, hovedtalere, særsessioner og andre idéer.
Maj: Anden bestyrelsesbehandling: Finder sted efter abstracts er udvalgt og væsentlige hovedtalere er fundet. Kortdagsudvalgets formand præsenterer bestyrelsen for det foreløbige program for Kortdage. Bestyrelsen drøfter programmet med formanden og godkender programmet med eventuelle ændringer.
Juni: Opfølgning på de planlægningsmæssige hængepartier, så udvalget er klar til organisering af de praktiske opgaver efter sommerferien. Det overordnede program offentliggøres.
August: Detaljeret program offentliggøres. Abstracts rettes og skrives færdigt.
September/Oktober: Praktisk forberedelse af Kortdage 2014.
Relevant information til branchen vil ske via Kortdages hjemmeside samt mails. Datoer herfor tilpasses den overordnede tidsplan.
Kortdagsudvalget den 24. januar 2014.
Godkendt på Geoforums bestyrelsesmøde den 25. september 2010.