Dato: 26. juni 2014
Formål
Geoforum arbejder for at formidle viden og kompetence indenfor GI-området og ønsker, at en del af dette
arbejde organiseres i fire Arrangementsudvalg i henholdsvis Nord-, Syd-, Øst- og Vestdanmark.
De fire udvalgs formål er:
- at afholde relevante medlemsarrangementer indenfor GIS-, kort- og geodataområdet
- at præsentere nye vinkler på anvendelsen af geodata
- at have særlig fokus på aktuelle anvendelser og projekter
- at medvirke til at hæve det faglige niveau igennem foredrag og gå-hjemmøder
- at medvirke til at Geoforums medlemmer kan netværke og socialisere i en faglig sammenhæng
Arrangementsudvalgenes aktiviteter skal understøtte Geoforums virke i henhold til Strategi 2018.
Organisering
Udvalgene skal tilstræbes sammensat bredt, så forskellige kompetencer afdækkes bredt indenfor fagområdet.
Der søges repræsentation fra såvel private virksomheder og offentlige institutioner. Udvalgene har
hver især ansvaret for at sikre en passende sammensætning. Udvalgenes sammensætning skal godkendes
af bestyrelsen ved oprettelsen, derefter supplerer udvalgene selv op.
Geoforums sekretariat kan deltage i såvel arrangementer som planlægningsmøder efter aftale. Geoforums sekretariat støtter efter behov planlægning og annoncering af arrangementerne.
Udvalgene udpeger hver især en formand blandt udvalgsmedlemmerne.
Roller i udvalget
Udvalgsformanden sikrer fremdriften i udvalgets arbejde, udpeger referent, indkalder til møder og er ordstyrer
ved møderne.
Udvalgsmedlemmerne påtager sig hver især en aktiv rolle i forbindelse med de afholdte arrangementer.
Ethvert arrangement forankres med et udvalgsmedlem som tovholder og et andet udvalgsmedlem som
backup.
Udvalgsmedlemmer kan udpeges til at påtage sig en rolle i forbindelse med ad hoc nedsatte arbejdsgrupper
til varetagelse af et tidsbegrænset stykke arbejde i forbindelse med:
- Udarbejdelsen af arrangementer
- Dialogaktiviteter med Geoforums øvrige udvalg for formidling indenfor fagområdet
- Skabelse af nye initiativer til samarbejde med organisationer udenfor Geoforum
- Skabelse af nye initiativer til kompetenceløft indenfor Geoforums fagområde
Aktivitetsområder
- Udvalgene har til opgave at afholde 6-8 arrangementer pr. år, som understøtter den fortsatte videns
opbygning på kort- og geodataområdet i Danmark - Arrangementerne kan forløbe som eftermiddagsarrangementer med ansvaret for afviklingen placeret i
udvalget - Arrangementerne kan også forløbe som virksomhedsbesøg med et ansvar for afviklingen placeret dels i udvalget og dels i den involverede virksomhed
- Udvalgene medvirker aktivt til, at arrangementerne også får sociale og netværksmæssige aspekter
- Udvalgene udarbejder handlingsplaner for aktiviteterne i de kommende ½ – 1½ år. Handlingsplanerne revideres efter behov dog mindst to gange om året
- Udvalgene orienterer løbende Geoforums bestyrelse om arbejdet. Udvalgets kontakt til bestyrelsen varetages af såvel udvalgsformand som sekretariatschefen
- Udvalgene skal internt kommunikere og sikre, at der opstår synergi omkring (gen)brugen af arrangementer, så medlemmer i hele landet får glæde af arrangementerne
- Udvalgene har ansvaret for, at der sker en koordination mellem Geoforums øvrige arrangementsaktiviteter, således at det undgås, at beslægtede arrangementer uhensigtsmæssigt gennemføres i flere regi
- Udvalgene har ansvaret for, at arrangementerne er færdigplanlagt to måneder før afholdelsen. Derved kan annonceringen af arrangementet i medlemsblad og på hjemmesiden ske i god tid Desuden vil aktivitetskalenderen give medlemmerne en indikation om hvilke arrangementer, de skal have ekstra fokus på i det kommende halve år
- Ved arrangementerne gives der vingaver til indlægsholdere og vinen indkøbes af Geoforums sekretariat eller af udvalgene selv, efter nærmere aftale
Form på udvalget
Der sigtes mod at afholde planlægningsmøder 2-4 gange årligt med supplement i forbindelse med arrangementer og ad hoc-aktiviteter. Udvalgsmedlemmerne holder løbende hinanden orienteret via mail og telefon om status på de enkelte arrangementer.
Resultat og effekt
Der stiles mod følgende resultat af udvalgenes arbejde på kortere sigt:
- Afholdelse af 6-8 kompetenceløftende arrangementer årligt i både Nord-, Syd-, Øst- og Vestdanmark. Arrangementerne afholdes som gratis medlemsaktiviteter
- En plan, der formidler et overblik over hvert udvalgs påtænkte arrangementer
- At have afholdt en del af disse kompetenceløftende arrangementer i samarbejde med virksomheder eller offentlige institutioner, som arbejder med geografisk information
Med udvalgets arbejde forventes følgende effekt på længere sigt:
- At det faglige niveau indenfor fagområdet i Danmark er blevet hævet
- At det sociale og netværksmæssige niveau indenfor Geoforum er blevet styrket
- At medlemmerne af Geoforum har fået tilbudt en lang række gode faglige og sociale oplevelser som en del af deres medlemskab
- At opnå større grad af koordination med de regionale kortsamarbejder
Bestyrelsen henstiller til, at ressourcerne i udvalget anvendes hensigtsmæssigt i forhold til ønsket resultat
og effekt.
Tidsplan
Tanken med Arrangementsudvalgene er, at de skal varetage en kontinuerlig opgave.
Godkendt på Geoforums bestyrelsesmøde den 9. september 2014.